tổ chức văn thư
.1. quy trình sử lý công văn đến
nhiệm vụ của tiếp nhận là để kiểm tra xem có còn văn bản gửi có đúng địa chỉ không,l thống kê số lượng công văn đến cơ quan mình và chuẩn bị chuyển đúng cho bộ phận hoặc người thực hiện theo sự giao phó của thủ trưởng.
trong khi tiếp nhận công văn đồng thời tiến hành luôn phân loại công văn thành hai loại; loại bóc bì và loại không phải bóc bì.
B,đóng dấu vào công văn:
Mục đích của đóng dấu đến là để xác nhận công văn đó đã qua bộ phận văn thư. Qua dấu đến có thể biết được công văn đó đến ngày nào, ai nhận công văn đó. Dấu đến được đóng vào khoảng trống giữa tác giả và tiêu đề văn bản.
c. Vào sổ công văn:
vào sổ công văn là sự ghi lại những thong tin cơ bản của văn bản tài liệu và ấn định cho nó số, ký hiệu công văn, ngày tháng của công văn đến để làm cơ sở cho việc tra tìm tài liệu sau này.
Nguyên tắc của việc đăng ký tài liệu văn bản là tránh trùng lặp. mỗi côngv ăn chỉ đăng ký một lần. Công văn đến thì đăng ký đúng ngày nhận, còn công văn đi và công văn nội bộ thì đăng ký đúng ngày ký.
Hình thức đăng ký: có 3 loại: hình thức đăng ký bằng sổ, hình thức đăng ký bằng thẻ, hình thức đăng ký bằng máy tình điện tử. hình thức đăng ký bằng sổ đảm bảo tốt cho công việc bảo quản tài liệu, đơn giản, đỡ tốn kém, tiết kiệm được diện tích chứa tài liệu. Hình thức này đến nay vẫn được sử dụng phổ biến trong các cơ quan, tổ chức nhà nước. Nhược điểm của hình thức đăng ký bằng sổ là vi phạm nguyên tắc một lần, gây khó khăn cho việc tra tìm và kiểm tra việc thực hiện văn bản về sau.
Hình thức đăng ký bằng thẻ thì khắc phục được nhược điểm không phải đăng ký nhiều lần nhưng nó phù hợp với điều kiện phát triển của khoa học kỹ thuật hiện nay.
d. Phân phối, chuyển giao công văn.
Yêu cầu: Công văn phải được chuyển giao đúng, trực tiếp cho người có trách nhiệm giải quyết. Công văn đến ngày nào phải được phân phối và chuyển giao ngay trong ngày hôm đó. Quá trình phân phối, chuyển giao công văn được chia làm hai công đoạn”
+. Trình công văn cho thủ trưởng cơ quan hoặc người có thẩm quyền xem xét sơ bộ ban đầu để cho ý kiến giải quyết.
+. Chuyển công văn cho người hoặc bộ phận có trách nhiệm giải quyết. trước khi chuyển giao công văn đến người thực hiện, cần bổ xung thêm ý kiến của thủ trưởng.
Một công văn có lien quan đến một vài bộ phận hoặc một vài người cùng giải quyết thì có thể lần lượt chuyển cho từng bộ phận, từng người hoặc tiến hành đồng thời cùng một lúc bằng cách nhân bản tài liệu để từng bộ phận hoặc từng người có tài liệu, nhưng bản chính phải giao cho người có trách nhiệm chủ chốt.
e.Giải quyết và theo dõi việc giải quyết công văn:
Công văn sẽ lưu lại với người thừa hành cho đến khi được giài quyết xong. Trong thời gian này công văn phải được bảo quản trong hồ sơ công việc của từng người thừa hành. Khi công văn đã được giải quyết xong, nếu có yêu cầu trả lời bằng văn bản thì người thừa hành phải tóm tắt văn bản trả lời, kẹp vào chính công văn đó và chuyển bản sao văn bản trả lời cho nhân viên văn thư để lưu vào hồ sơ.
2. Quy trình xử lý công văn đi.
a. Soạn thảo văn bản:
- Soạn thảo văn bản là tác nghiệp đầu tiên đối với dòng công văn đi. Nó được tiến hành ở các bộ phận chuyên môn hoặc người có trách nhiệm biên tập. Người soạn thảo văn bản cần biết và nắm vững những yêu cầu về nội dung cũng như về thể thức của văn bản mà nhà nước đã quy định. Để rút ngắn thời gian soạn thảo văn bản, có thể sử dụng bài khóa mẫu hay các phương tiện kỹ thuật hiện đại như máy chữ, máy ghi âm, soạn thảo trên máy vi tính.
b. thong qua văn bản:
Thủ tục thông qua văn bản là một trong những yếu tố quan trọng trong việc soạn thảo văn bản, văn bản lien quan đến nhiều đối tượng thì càng cần nghiên cứu để bỏ bớt việc thông qua tầng nấc trung gian phải đi qua nhiều cấp bậc. bời vậy, việc thông qua văn bản ở cấp không cần thiết sẽ làm lây và phức tạp hóa thêm quy trình chu chuyển văn bản.
Thủ trưởng cơ quan cần làm sao thoát khỏi tình trạng phải giải quyết những vấn đề lặp đi lặp lại nhiều lần sự vụ, vất vả mà năng xuất lại thấp. Đối với những loại văn bản tài liệu không quan trọng, thủ trưởng có thể ủy quyền cho thủ trưởng cấp dưới ký. Sự quy định một con đường thông qua một cách khoa học không chỉ thúc đẩy việc nâng cao tính trách nhiệm người thực hiện, mà còn giúp phần giảm bớt thời gian hình thành văn bản.
c. làm thủ tục gửi văn bản đi
Trước khi gửi văn bản đi, phải kiểm tra lại việc hình thành văn bản có đúng hay không. Nếu chưa đúng thì trả lại người thực hiện soạn thảo và sửa chữa lại.
Các thao tác xử lý công văn đi bao gồm: 1, phân nhóm/ 2, ghi địa chỉ, 3. bỏ vào bì thư, 4, dán bì và chuyển qua bưu điện. đây là phần việc của nhân viên văn thư cơ quan.
d. quy trình xử lý công văn nội bộ.
Công văn nội bộ là loại tài liệu văn bản được hình thành và hoạt động trong phạm vi cơ quan. Quy trình xử lý loại tài liệu văn bản này được chia thành hai bước:
- bước soạn thào văn bản( giống như đối với công văn đi)
- bước thực hiện( giống như đối với công văn đến)
e. Tổ chức quản lý công văn:
Khái niệm: “ trong hoạt động của Nhà nước có những tin tức về vụ việc, tài liệu, địa điểm, vật, lời nói có nội dung quan trọng thuộc các lĩnh vực chính trị, quốc phòng, an ninh, kinh tế, khoa học công nghệ hoặc các lĩnh vực khác mà Nhà nước không công bố. Bí mật này nếu bị tiết lộ thì gây nguy hại cho Nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt nam”
Tổ chức quản lý công văn mật về cơ bản cũng giống như đã nói ở trên; ngoài ra phải tuân theo quy chế bảo vệ bí mật của nhà nước ban hành kèm theo Nghị định số 84/HDĐBT ngày 9/3/1992 của Hội đồng Bộ trưởng(nay là Chính phủ).
Đối với những công văn tối mật, tuyệt mật chỉ có thủ trưởng cơ quan bóc và quản lý, Sổ đăng ký công văn mật cũng tương tự như sổ công văn thường, nhưng có thêm cột chỉ “mức độ mật”.
f. quản lý con dấu:
Văn bản tài liệu chỉ có giá trị pháp lý khi có chữ ký và con dấu. Vì vậy, việc quản lý và sử dụng con dấu phải tuân theo những quy định ngiêm ngặt của Nhà nước và cơ quan.
Quy định mới nhất của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu được ban hành kèm theo Nghị định số 62/CP ngày 22/9/1993.
3. Tổ chức công tác lập hồ sơ hiện hành trong các cơ quan hành chính nhà nước.
A. khái niệm:
Hồ sơ là một tập hợp tài liệu có liên quan tới một vấn đề, một sự việc, một mặt hoạt động hay một người nhất định, được xắp xếp vào trong từng bìa hồ sơ nhất định.
Lập hồ sơ là thu thập và phân loại tài liệu thành từng hồ sơ theo danh mục đã ban hành.
B, tác dụng:
Lập hồ sơ là tác nghiệp cuối cùng cùa công tác văn thư và đồng thời là tiền đề cho công tác lưu trữ. Nếu văn bản đã giải quyết xong mà không được đưa vào hồ sơ mới chỉ coi la hoàn thành một nửa công việc. Công tác lưu trữ có đầy đủ tài liệu hay không phần lớn là phụ thuộc vào công tác lập hồ sơ hiện hành trong văn thư có được thực hiện tốt hay không. Bởi vậy có thể nói rằng lập hồ sơ là một tác nghiệp quan trọng của công tác văn bản và là tiền đề cho công tác lưu trữ, là nhiệm vụ chủ yếu của công tác văn thư.
C, yêu cầu: muốn lập một hồ sơ tốt phải đảm bảo các yêu cầu:
- toàn bộ hồ sơ của cơ quan, đơn vị lập ra phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của cơ quan, đơn vị mình
- các tài liệu trong hồ sơ phải có giá trị và giá trị tương đối đồng đều; công văn giấy tờ trong hồ sơ phải phản hoàn chỉnh và có mối quan hệ lô gich với nhau về một vấn đề, một sự việc hoặc về một người. Trừ một số hồ sơ đặc biệt như; hồ sơ cán bộ, hồ sơ vụ án mà chúng được hình thành trong suốt một giai đoạn của cá nhân người đó hoặc tài liệu học đường, được hình thành theo từng niên học, còn lại là phải xắp xếp theo từng năm,theo đặc trưng tên gọi.
Hồ sơ phải được biên mục đầy đủ và chính xác.
d. nội dung của công tác lập hồ sơ.
d.1. xây dựng danh mục hồ sơ:
danh mục hồ sơ là một bản liệt kê có hệ thống tên gọi các hồ sơ mà cơ quan cần lập trong năm, có kèm theo chỉ dẫn thời gian và được duyệt theo một chế độ nhất định. Nội dung của việc xây dựng danh mục hồ sơ bao gồm các công việc sau:
- xây dựng đề cương phân loại:
Xây dựng đề cương phân loại là lập các đề mục lớn, các đề mục nhỏ của bản danh mục và xắp xếp chúng theo một trật tự khoa học đảm bảo cho các hồ sơ trong danh mục có vị trí hợp lý và sử dụng thuận tiện.
Có hai cách phân loại thường được áp dụng là phân loại theo đơn vị tổ chức và phân loại theo vấn đề.
+. Phân loại theo vấn đề là căn cứ vào nội dung công tác của cơ quan hoặc đơn vị để chia tài liệu thành những đề mục lớn; mỗi đề mục lớn lại chia ra các đề mục nhỏ và các đề mục nhỏ lại chia ra các đề mục chi tiết. cách phân loại này thường được áp dụng đối với các cơ quan, tổ chức có cơ cấu không ổn định,
+. Phân loại theo đơn vị tổ chức là lấy tên các đơn vị, bộ phận của cơ quan để phân loại thành các đề mục lớn. cách phân loại này thường áp dụng đối với các cơ quan có cơ cấu tổ chức rõ ràng ít thay đổi.
- quy định ký hiệu hồ sơ: trong danh mục hồ sơ có ba loại ký hiệu, đó là ký hiệu bằng số, bằng chữ và ký hiệu hỗn hợp( vừa số, vừa chữ).
- Nhược điểm của loại ký hiệu bằng số là sự chặt trẽ và cứng nhắc, gây khó khăn cho việc bổ sung tài liệu.
Ký hiệu bằng chữ có nghĩa là sử dụng ký hiệu bằng chữ cái. Các đề mục lớn ký hiệu bằng chữ in hoa, các đề mục nhỏ ký hiệu bằng chữ in thường. trường hợp lặp lại chữ cái đầu tiên thì bổ sung thêm chữ cái thứ hai.
Hệ thống ký hiệu hỗn hợp là hệ thống ký hiệu vừa bằng số, vừa bằng chữ, hiện đang được sử dụng rộng rãi ở nước ta.
d.2. Những đặc trưng cơ bản để lập hồ sơ.
- đặc trưng vấn đề:
Lập hồ sơ theo đặc trưng vấn đề là nhóm các tài liệu có cùng một nội dung nhất định vào một hồ sơ.
- đặc trưng tác giả:
Tác giả là cơ quan ban hành ra văn bản tài liệu. Lập hồ sơ theo đặc trưng này có nghĩa là tập hợp các tài liệu có cùng một tác giả vào một hồ sơ.
- Đặc trưng thời gian:
Thời gian ở đây là thời gian ban hành ra văn bản.
- Đặc trưng giao dịch:
Hồ sơ được lập theo đặc trưng này có nghĩa là nhóm các tài liệu văn bản của cơ quan này thường xuyên giao dịch với cơ quan khác vào một hồ sơ.
- Đặc trưng địa dư:
Địa dư ở đây được hiểu là địa dư hành chính.
Trong thực tế việc lập hồ sơ thường được tiến hành bằng cách vận dụng 3,4 đặc trưng vào trong một hồ sơ, trong đó lấy một đặc trưng làm chủ yếu, còn các đặc trưng khác làm thứ yếu.
d.3 xắp xếp tài liệu trong hồ sơ: có các cách xắp xếp sau đây:
- Theo thời gian.
- Theo tác giả kết hợp với thời gian.
- Theo vấn đề kết hợp với thời gian.
- Theo mức độ quan trọng của vấn đề.
- theo vần chữ cái.
Yêu cầu của việc xắp xếp văn bản tài liệu trong hồ sơ là phải hợp lý, phản ánh quá trìn diễn biến của sự việc, của vấn đề.
d.4. Biên mục hồ sơ:
Biên mục hồ sơ là dùng những phương pháp khái quát có tính chất kỹ thuật để mô tả, giới thiệu thành phần, nội dung, chất lượng và đặc điểm của văn bản tài liệu trong hồ sơ.
Biên mục bên trong gồm những tác nghiệp sau:
- đánh số tờ: Mục đích là để cố định thứ tự sắp xếp của văn bản tài liệu trong hồ sơ để phục vụ cho việc bảo quản và tra tìm tài liệu được thuận tiện, nhanh tróng.
- Viết mục lục tài liệu: Mục lục tài liệu là sự giới thiệu một cách có hệ thống thành phần, nội dung tài liệu và vị trí của mỗi tài liệu trong hồ sơ.
- Viết chứng từ kết thúc: Nội dung của chứng từ kết thúc là sự khái quát về số lượng tờ, đặc điểm và trạng thái vật lý của hồ sơ. Mục đích là để kiểm tra tài liệu khỏi bị mất và đánh tráo, theo dõi tình trạng vật lý của tài liệu để có biện pháp bảo quản tốt hơn.
- Đóng đơn vị bảo quản: Mục đích là để cố định tài liệu trong đơn vị bảo quản tài liệu.
Biên mục ngoài gồm những đề mục sau:
- Tên cơ quan, đơn vị.
- Ký hiệu hồ sơ.
- Tiêu đề hồ sơ.
- Ngày tháng bắt đầu và ngày tháng kết thúc,
- Số lương tờ.
- Thời hạn bảo quản.
e. các loại hồ sơ:
e.1. Hồ sơ công việc: là loại hồ sơ hình thành trong quá trình giải quyết công việc hàng ngày của quá trình quản lý hành chính nhà nước.
e.2. Hồ sơ nguyên tắc: Là tập hợp các bản sao của văn bản pháp quy về một mặt công tác nghiệp vụ nhất định, dùng để làm căn cứ tra cứu, giải quyết công việc hàng ngày. Hồ sơ nguyên tắc có thể tập hợp văn bản pháp quy của nhiều năm và lưu trữ ở đơn vị công tác để tra cứu chứ không phải nộp vào lưu trữ cơ quan.
Phương pháp lập hồ sơ nguyên tắc là theo từng vấn đề, từng sự việc cụ thể. Trong từng vấn đề, từng sự việc lại xắp xếp theo thời gian.
e.3. Hồ sơ nhân sự: Hồ sơ nhân sự là bằng chứng lịch sử chính xác, đáng tin cậy để thủ trưởng cơ quan nghiên cứu quản lý và sử dụng cán bộ. Hồ sơ nhân sự được sắp xếp theo quá trình phát sinh, phát triển của viên chức nhà nước.
Các loại tài liệu trong hồ sơ nhân sự bao gồm: Mục lục tài liệu, đơn xin việc hay giấy phân công công tác, sơ yếu lý lịch, phiếu cán bộ, bằng chứng nhận học vị, các quyết định điều động, thuyên chuyển, thôi công tác, bản bổ sung phiếu cán bộ, nhận xét cán bộ hàng năm, và mọi số liệu khác có liên đến cá nhân đó. Tài liệu này phải được bổ sung hàng năm vào túi, bìa hồ sơ nhất định.
e.4. hồ sơ trình ký:
Mỗi cán bộ nghiên cứu khi trình thủ trưởng ký một văn bản nào đó không phải chỉ đơn thuần trình văn bản dự thảo, mà phải kèm theo một số các văn bản khác có liên quan, được sắp xếp có hệ thống khoa học. loại hồ so này có tên gọi là hồ sơ trình duyệt.
Nội dung của hồ sơ trình duyệt thường gồm có ba phần:
- những văn bản nguyên tắc làm cơ sở cho việc dự thảo văn bản trình ký.
- Những yêu cầu, đề nghị giải quyết, những văn bản ghi kết quả điều tra, nghiên cứu sự việc đó.
- Dự thảo văn bản trình ký thủ trưởng.
- Dự thảo văn bản hướng dẫn cụ thể để thi hành văn bản đã được ký.
Cơ cấu và hình thức tổ chức công tác văn thư lưu trữ trong các cơ quan hành chính nhà nước.
a. cơ cấu tổ chức:
- Toàn bộ hoạt động văn thư trong cơ quan hành chính nhà nước do một bộ phận chuyên môn tổ chức đó là văn phòng(nếu là cơ quan lớn), phòng hành chính (nếu là cơ quan nhỏ), bộ phận độc lập và chịu sự chỉ đạo của thủ trưởng trực tiếp.
Đối với các cơ quan lớn và vừa thì có thể thành lập phòng văn thư hoặc tổ văn thư.
Đối với các cơ quan nhỏ, khối lượng công văn ít thì có thể giao cho một người kiêm nhiệm.
Tóm lại, cơ cấu tổ chức hoạt động văn thư chuyên trách trước hết phụ thuộc vào cơ cấu tổ chức của văn phòng và của cơ quan. Ngoài ra cũng cần kể đến một loạt các yếu tố khác như: Tính đặc trưng nghề nghiệp của cơ quan, hệ thống cấp bậc thông qua quyết định, số lượng phòng ban, số lượng nhân viên toàn cơ quan, khối lượng công văn tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, mức độ cơ giới hóa trong việc xử lý tài liệu, trình độ nghiệp vụ của nhân viên văn thư và của những người làm công tác chuyên môn nhưng có liên quan đến văn thư mà xây dựng cơ cấu tổ chức văn thư cho thích hợp.
B, cách thức tổ chức văn thư:
- Hình thức tổ chức văn thư tập trung: Đây là hình thức tổ chức thực hiện toàn bộ các tác nghiệp văn thư ở một nơi(là văn phòng), thống nhất cho cả cơ quan. Hình thức này thường áp dụng cho các cơ quan nhỏ, có khối lượng công văn giấy tờ ít.
- hình thức tổ chức văn thư phân tán: Theo hình thức này các tác nghiệp văn thư được chia làm các bộ phận, đơn vị,phòng ban của cơ quan. Hình thức này thường áp dụng cho các cơ sở phân tán ở nhiều nơi cách xa nhay hoặc có nhiều công việc chuyên môn khác nhau.
- hình thức tổ chức văn thư hỗn hợp: Là hình thức tổ chức hoạt động văn thư vừa phân tán vừa tập trung. Ví dụ: một tác nghiệp như tiếp nhận, gửi công văn…tập trung thực hiện ở văn phòng, còn một số tác nghiệp khác như vào sổ công văn, xây dựng và bảo quản công văn,…. Thì có thể vừa thực hiện ở văn phòng, vừa ở các bộ phận chuyên môn. Hình thức này thường được áp dụng cho những cơ quan lớn, có cơ cấu phức tạp, có khối lượng công văn nhiều.
Chọn và áp dụng hình thức tổ chức văn thư chuyên trách như thế nào là dựa vào những yêu cầu của bộ máy quản lý đối với chương trình luân chuyển tài liệu, vào khối lượng tài liệu.
Trang Chính 
